SIM, Adistya Desmyana, Hapzi ali, Penggunaan Teknologi Informasi dalam e-Business, Universitas Mercubuana, 2017

Kita semua tentu tahu bahwa dalam sebuah perusahaan, diperlukan adanya sistem informasi manajemen untuk mengatur arus kegiatan dan informasi dalam perusahaan yang bersangkutan. Dengan sistem informasi manajemen yang terorganisir, manajemen dapat mengambilkeputusan yang tepat bagi perusahaan. Tanpa adanya sistem informasi yang baik, niscaya perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan bersaing dengan para kompetitornya. Beberapa tahun yang lalu,sistem informasi perusahaan mungkin masih dikembangkan secara sederhana. Sistemm yangada akan diaturdan dikembangkan sendiri oleh manajemen perusahaan. Tetapi memasuki era globalisasi dimana teknologi menjadi salah satu komponen penting dalam kehidupan manusia, sistem informasi manajemen pun mengalami kemajuan.

                        Sebelum pembahasan mengenai penerapan SIM berbasis teknologi pada Perusahaan tempat saya bekerja, ada baiknya saya akan menjelaskan terlebih dahulu hal – hal yang berkaitan dengan SIM.Sistem informasi manajemen terdiri dari tiga kata.sistem, informasi dan manajemen. Adapun arti dari sistem adalah suatu sususan yang teratur dari kegiatan – kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur – prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan – kegiatan utama organisasi/institusi. Sedangkan informasi sendiri memiliki arti sebagai data – data yang telah diolah/diproses sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna. Yang terakhir yaitu manajemen. Manajemen sebagai proses, adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama – sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama. Sedangkan arti manajemen sebagai subyek adalah orang atau orang – orang yang melaksanakan kegiatan tersebut. Dari semua penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambilan keputusan.

                        Komponen dari SIM antara lain adalah Input (aktivitas masukan),Processing (pemrosesan), dan Output (keluaran/hasil). Input sendiri terdiri dari berbagai hal yang berperan sebagai alat dalam memasukkan data – data yang ada. Pemrosesan adalah tahap dalam mengartikan segala data yang didapat guna menghasilkan informasi yang bermanfaat. Sedangkan output sendiri adalah segala alat yang dapat menampilkan hasil dari data – data yang telah diproses (informasi). Informasi yang telah dihasilkan tadi kemudian akan dijadikan sebagai dasar dalam membuat keputusan yang akan diambil bagi kelangsungan perusahaan. Dalam penerapan SIM juga terdapat beberapa hambatan yang bisa terjadi. Diantaranya adalah :

·         Kekurangpahaman para pemakai tentang komputer.

Dalam hal ini, tidak semua orang mengerti dan menguasai tentang penggunaan komputer. Masih banyak orang yang masih sangat awam tentang pengoperasian komputer itu sendiri.

·         Kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen.

Beberapa tahun yang lalu,para ahli di bidang TI mungkin belum menemukan hubungan antara teknologi dan bisnis/manajemen. Tapi tahun – tahun belakangan ini, para ahli TI sudah memikirkan adanya manfaat yang sangat besar jika teknologi dijadikan sebagai bagian dari bisnis dan manajemen

·         Pemikiran bahwa komputer  merupakan kebutuhan yang tidak terlalu penting.

Sekarang, sudah banyak perusahaan yang melirik SIM berbasis TI dengan bantuan komputer untuk melancarkan kegiatan – kegiatan perusahaan. Tapi bukan berarti semua perusahaan berpikiran seperti itu. Masih ada pula perusahaan yang mempertahankan SIM dengan proses manual. Tetapi dapat dilihat bahwa SIM yang didukung dengan teknologi (komputer) lebih efisien dibandingkan yang tidak menggunakan komputer.

Sedangkan peran utama dari SIM ada tiga, yaitu :

1.    Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Ini adalah peran paling dasar dari sebuah SIM. Dengan SIM, proses bisnis yang dilakukan oleh para karyawan akan berjalan baik. SIM yang terorganisir akan memudahkan karyawan dalam melaksanakan tugasnya masing – masing.

2.    Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan SIM yang baik, maka pengambilan keputusan yang tepat akan lebih mudah dilakukan. Informasi yang jelas akan membantu pihak manajemen dalam menentukan langkah yang akan diambil perusahaan.

3.    Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan kompetitor. Ketika sebuah perusahaan sudah memiliki SIM yang baik, maka perusahaan dapat memikirkan langkah – langkah baru yang inovatif agar bisa lebih maju dari para pesaingnya dalam melayani customer.

Di dalam perusahaan saya bekerja Sistem informasi yang digunakan adalah Accurate

Kelebihan Accurate:

1.    Client Server Technology

2.     Multi User dengan tiga tingkat kewenangan yaitu Create, Edit dan Report

3.    Multi Currency dengan menghitung otomatis realize & unrealized gain/loss

4.    Multi Unit dengan tiga tingkat perhitungan unit setiap barang

5.    Multi Warehouse (Banyak Gudang)

6.    Multi Discount (Discount Item, Discount Invoice, dan Discount Payments)

7.    Project & Department ( versi Deluxe Edition dan Enterprise Edition)

8.    Real Time Processing dengan Backward & Forward Transaction

9.    Fungsi pilihan tampilan menu dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris

10. Perubahan Desain template setiap voucher dan invoice

11. Report yang dapat dicustomize (designer) sendiri oleh user jika memahami proses report dengan Fast Report.

12. Digit transaksi sampai dengan 15 digit dan dua decimal 920 trilliun (920.000.000.000.000,00).

13. Keakuratan perhitungan kuantitas barang sampai dengan 4 desimal.

14. Fasilititas Grouping di dalam item yaitu mengelompokkan beberapa barang dalam satu kelompok barang baru dengan tanpa proses penggabungan.

15. Fasilitas Job Costing yaitu mengelompokkan barang dalam satu kelompok barang baru dengan proses penggabungan dan dengan nilai cost yang baru.

16. Fitur Extract Import yang memungkinkan Anda mengekstrak transaksi penjualan dari perusahaan cabang untuk dikirimkan ke perusahaan pusat.

Sedangkan kekurangan yang saya rasakan pada Sistem Infomasi Accurate ini, sebagai berikut:

1.    Untuk mengakses suatu data tertentu seperti mengecek stock inventory all segment atau all counter agak memerlukan waktu yang lama. Ini memperhambat proses bekerja

2.    Accurate tidak link atara accurate satu dengan accurate di tempat lain. Contohnya accurate data pada Gudang saya tidak bisa diakses oleh accurate pada Head Office. Perlu secara manual untuk minta data dari orang Gudang.

3.    Biaya untuk pembelian Accurate juga cukup mahal

4.    Banyak nya variasi variasi yang belum tersedia pada accurate disbanding dengan system informasi manajemen yang lainnya

Sistem Informasi yang banyak di implementasi pada perusahaan manufaktur atau jasa seperti dibawah ini:

1.    Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakanoleh manajer. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan.

 

sistem ini tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat penting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali. Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal.

Contoh :

1.    TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh Sistem Informasi Manajemen.

2.    Dalam rekening keuangan yang meliputi registrasi masuknya murid baru , baik itu pembayaran-pembayaran serta cek gaji karyawan yang meliputi sistem perhitungan gaji. Dalam inventory system yaitu Database berisi kelengkapan peralatan sarana dan prasarana sekolah serta pemeliharaan sekolah beserta murid, guru dan lingkungan sekolah, yang tujuannya untuk mengembangkan suatu sekolah agar lebih maju dan sesuai dengan apa yang diharapakan.

3.    Aplikasi Bantuan Keuangan Desa (BKD  Pemprov Jawa Timur)Aplikasi bantuan keuangan desa adalah aplikasi manajemen oprasional Program Bantuan Keuangan seluruh Desa di propinsi Jawa  timur.Aplikasi ini menangani semua proses  Mekanisme Bantuan Keuangan Seluruh desa di Jawa Timur, mulai dari proses Usulan Bantuan, Penetapan Anggaran, Perubahan Anggaran Bantuan, Pencairan Bantuan, beserta seluruh proses Pelaporan di dalamnya.

2.    Office Automation Systems (OAS)

Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), konsep OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen disimpan didalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai akan dapat berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu.

Contoh :

1.    Desktop Publishing

2.    Electronic Calender

3.    Email

4.    Electronic Spreadsheet

3.    Knowledge Work System

Knowledge work systems (KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi. Knowledge Work System mendukung para pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

4.    Informatic Management System

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

Contoh :

A.  SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LELANG/ TENDER

E-Procurement ( E-PROC)

Keunggulan e-Procurement

·         Tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet.

·         Proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka.

·         Proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh seluruh stakeholder.

·         Proses akan berlangsung secara :

a. Efisien,

b. Efektif,

c. Terbuka dan bersaing,

d. Transparan,

e. Adil/ tidak diskriminatif,

f. Akuntabel.

·         Akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat.

·         Mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme ( KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa.

Manfaat e-Procurement

1. Mendapatkan Harga Pembelian Barang yang terkontrol.

2. Mempercepat Waktu Proses Pengadaan.

3. Proses pengadaan akan lebih transparan.

4. Mereduksi biaya pengadaan barang/ jasa.

5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran.

6. Memperlancar Komunikasi Buyer – Supplier.

7. Pelayanan yang baik kepada Supplier.

B.  Sistem Informasi Menejemen Pelayanan Terpadu Satu Pintu (SIM PTSP)

5.    SIM PTSP adalah sebuah aplikasi untuk memenejemen perizinan yang ada di Kabupaten Bau bau,  Buton, Sulawesi Tenggara. SIM PTSP merupakan aplikasi yang mengelola penyelenggaraan perizinan yang prosesnya dimulai dari tahap permohonan sampai ke tahap terbitnya dokumen yang dilakukan dalam satu tempat. Aplikasi seperti ini dapat memberikan kepuasan kepada para pihak yang mengajukan izin dikarenakan dengan pelayanan yang diberikan oleh SIM PTSP menjadikan proses pembuatan izin menjadi lebih cepat, murah, mudah, transparan, pasti dan terjangkau.

Daftar Pustaka

https://accurate4tutorial.wordpress.com/about/

http://tribiznetwork.com/profiles/blogs/sistem-informasi-pada-perusahaan-pt-kokoh-inti-arebama

https://getcharintegerina.wordpress.com/2012/04/19/jenis-jenis-sistem-informasi-dan-contoh-aplikasinya/